אנחנו חיים בתקופה שבה לאנשים כוח רב בכל מה שנוגע לפרסום. בלוגינג, פודקאסטים ו-ווידקאסטים הושמו בידיהם של מיליונים, דבר ששינה את האופן בו אנחנו חיים ועובדים.
אבל ניהול התוכן עדיין נותר בגדר בעיה רצינית להרבה מאוד אנשים, ומושקעים בו זמן, מאמץ וכספים רבים. בניהול התוכן טמון פרדוקס: זו משימה מורכבת מאוד, אבל לא קשה מדי לבצע אותה. השאלה המרכזית היא איך אנחנו ניגשים למציאת הפתרון.
אז איפה מתחילים לחפש את הדרך הטובה ביותר לנהל תוכן? הטעות הראשונה ואולי הגדולה ביותר היא ההתמקדות בטכנולוגיה עצמה. פאזל ניהול התוכן מורכב מארבעה חלקים: התוכן, האנשים, התהליך והטכנולוגיה.
* התוכן. תוכן הוא שם כולל למגוון הדברים. אפשר לפרסם באינטרנט דפים, כתבות, MP3, אירועים וכו', אפשר גם לעשות שימוש במגוון מדיות – html, תמונות וסרטונים. אין הגדרה אחת ברורה למה הוא תוכן. ההגדרה משתנה מסיטואציה לסיטואציה ויש לקחת את זה בחשבון. התוכן לא אמור להיות מוגדר על-ידי הטכנולוגיה, או על-ידי הממשק, כפי שהוא עלול להיות מוגדר על-ידי מערכות ניהול התוכן הממוחשבות (התוכן הוא המהות, לא הטכנולוגיה).
* האנשים. ניהול התוכן צריך להתבצע על-ידי אנשים, ויש לגייס עבור המשימה את העובדים הנכונים. תוכן לא יכול להיות מיוצר על-ידי מערכת, ואינו מתנהל מעצמו. תהיו מופתעים מכמה זמן, מאמץ וכסף נוכל לחסוך אם רק נמקם את האנשים לפני הטכנולוגיה.
פתרון אפשרי: גייסו אנשים. כדי לנהל תוכן בדרך יעילה עליכם לערב אנשים בתהליך. זהו הצעד הראשון. מנו אדם (או קבוצה של אנשים) שתהיה אחראית לתוכן שלכם, תנו לאדם זה את הסמכות לקבל החלטות שקשורות לתוכן. עשו זאת לפני שאתם מתעסקים בטכנולוגיה.
* התהליך. ניהול תוכן הוא קודם כל ולפני כל דבר אחר - תהליך. בחנו לרגע את אותם האנשים שמעוניינים לנהל תוכן כלשהו. מה הם רוצים להביע? מה הן המטרות שלהם? מה הן הבעיות בהן הם נתקלים? איך הם מתמודדים עם הטכנולוגיה? כדאי לענות על שאלות אלה לפני שמתחילים ליישם פתרון טכנולוגי.
למי שעוסק בניהול תוכן, חשובה פחות מערכת ניהול התוכן עצמה, כל עוד היא עובדת. מנהל תוכן ירצה שתהיה לו האפשרות לתקן טעויות, לפרסם את דעותיו, לשתף אנשים בידע שלו. סביב רצון הזה יש לבנות את תהליך ניהול התוכן, ולא, כפי שנעשה בטעות לעיתים קרובות מדי, סביב הטכנולוגיה.
פתרון אפשרי: הגדירו את התוכן שלכם ובססו קודם תהליך. לאחר מכן בססו מטרות, הגדירו תפקידים וכך הלאה. חלק גדול מאוד מהעניין הוא לוודא שכל המעורבים מבינים את התוכן שהם ינהלו. זה לא "מדע טילים", ומשהו שקל יחסית להגדיר, ובכל זאת, וודאו שאתם מנטרלים כל אי הבנה סמנטית פוטנציאלית.
כדאי גם להיות מאוד ספציפיים בנושא. קבעו למשל שאתם עומדים לפרסם מאמרי חדשות ולא פיצ'רים, אבל אל תגבילו את עצמכם בקביעה שאתם מעוניינים לפרסם מילים ולא תמונות.
ברגע שיהיו לכם את האנשים הנכונים והתוכן יהיה מוגדר, תרצו לבסס תהליך יציב. כאן כדאי לפנות קצת זמן ולתכנן כיצד יעבדו האנשים המעורבים יחד, וכיצד הם יסתדרו עם הטכנולוגיה.
* הטכנולוגיה. הטכנולוגיה צריכה להיות אמצעי בדרך למטרה, והיא יכולה להיות מיושמת בכמה דרכים. אין צורך לדבוק דווקא במערכות ניהול התוכן המסורתיות (CMS).
מערכות ניהול התוכן אכן מבטיחות סיוע בניהול התוכן, אבל כוונות לחוד ומעשים לחוד. הבעיה היא שמערכות אלה לא תמיד בנויות כדי לענות על הצרכים הספציפיים שלכם.
למערכות כמה בעיות מרכזיות:
* יש להן מערכת פיצ'רים מורכבת מדי. ברוב המערכות תמצאו פיצ'רים מתקדמים אשר בדרך כלל לא נעשה בהם שימוש, אלא אם כן מישהו השקיע זמן רב בחקירת אפשרויות המערכת.
* הן חסרות גמישות. הן לא מאפשרות התאמה אישית (ביותר מדרך אחת) ודורשות השקעה של משאבים גדולים מדי כדי לשנות אותן.
* הן לא מותאמות לתוכן ספציפי. כפי שג'ף קרופט כתב באחרונה: "הבעיה הגדולה ביותר בניהול התוכן היא שמערכות ניהול התוכן מספקות כמה שדות מובנים ונותנות לך לשבור את הראש, ולמצוא כיצד להתאים את התוכן שלך אליהם".
* השימוש בהן מורכב מאוד. המערכות האלה לא מפעילות את עצמן, ואם אף אחד לא יודע להשתמש בהן, נוצרת בעיה רצינית.
כדי שמערכת ניהול התוכן תסייע לכם, היא צריכה להיות תפורה לצרכים שלכם.
פתרון אפשרי: עזרו לטכנולוגיה לעזור לכם. החוכמה היא להגיע לפתרון טכנולוגי (לא מערכת) שיאפשר לאנשים לנהל את התהליך, ויסייע למנהלי התוכן ליצור, לפרסם ולחזק את התכנים. קיימים פתרונות "אינסטנט" רבים שם בחוץ, אבל עד שלא תעברו את המכשול הזה, אתם תבזבזו זמן יקר. הטכנולוגיה הזו יכולה להיות מערכת ניהול תוכן או אפילו משהו מתקדם יותר, תלוי בתהליך ובצרכים.
כדי למצוא פתרון מותאם אישית (שהוא לא בהכרח CMS), כדאי להתאים את הטכנולוגיה לתוכן הספציפי ולאנשים שאתם עובדים איתם. כאן טמונה ההבטחה הגדולה של פתרונות ניהול התוכן. מסגרות כמו Django, CakePHP, Ruby on Rails מאפשרות לבנות מערכות גמישות שניתנות להרחבה בהמשך. אם מערכות ניהול התוכן גם ככה יקרות ודורשות עבודה רבה, האם לא הגיוני יותר להשקיע את אותו הזמן, הכסף והמאמץ בפתרון אמיתי? אני סבור שכן.
לסיכום, מטרת המאמר לא הייתה לבלבל אתכם. השורה התחתונה היא שאי אפשר להסתכל על ניהול התוכן כעל משהו טריוויאלי, וגם אי אפשר לתפוס אותו כמשהו שהוא בראש ובראשונה טכנולוגי, מוצר שינטרל את הצורך באנשים או בתהליכים.
אם אתם מתייחסים ברצינות לתוכן שלכם, ואכן רצוי שתתייחסו אליו ברצינות, פנו זמן כדי לעשות את זה כמו שצריך. גייסו את האנשים הנכונים, אפיינו בבירור את התוכן, בססו תהליך יציב, ואז נסו למצוא את הפתרון הטכנולוגי שיחבר בין כל הגורמים האלה.
למאמר המלא מתוך הבלוג של קית' רובינסון באתר Vitamin